Współdzielenie plików w systemach ERP

0
62
Współdzielenie plików w systemach ERP

Jedną z najważniejszych funkcji dobrego oprogramowania ERP jest zdolność do współdzielenia plików zgodnie z przypisanymi im uprawnieniami. Jak taki system winien działać w odniesieniu do dużej firmy, w której obieg dokumentów odbywa się na wielu poziomach? Czy istnieje możliwość usprawnienia procesu zarządzania tymi dokumentami?

Przypisywanie uprawnień

Aby oprogramowanie ERP mogło wykorzystać pełnię swoich możliwości w zakresie współdzielenia plików, konieczne jest wdrożenie rozwiązań polegających na przypisywaniu użytkownikowi określonych uprawnień. Rozwiązanie to może być realizowane na kilka sposobów, które zależeć będą od struktury danego oprogramowania.

Uprawnienia mogą być przypisywane automatycznie tym osobom, które pracują w odpowiedzialnym za określone czynności pionie. Może być też tak, że pliki będą współdzielone przez pracowników, a kontrolowane wyłącznie przez ich przełożonych. Ci ostatni będą mieli możliwość wdrożenia poprawek i opisania ich w dokumencie.

Wszystko w jednym czasie

Jeśli oprogramowanie ERP ma zapewniać możliwość zdalnej pracy nad dokumentem, to musi być ono scalone z dobrym narzędziem biurowym. Nowoczesne pakiety biurowe doskonale sprawdzają się w tej roli, gdyż same posiadają funkcję współdzielenia plików. Od razu trzeba zaznaczyć, że nie trzeba do tego wykorzystywać najdroższych narzędzi biurowych.

Jeśli połączenie internetowe jest wystarczająco szybkie, to bieżąca analiza zmian faktycznie będzie się odbywać w czasie rzeczywistym. Ważne, aby poszczególni pracownicy mieli możliwość bieżącego śledzenia zmian, gdyż na podstawie praca z dokumentem „pójdzie do przodu”.

Pulpit zdalny? Fajna rzecz!

Alternatywą dla tradycyjnego współdzielenia plików jest praca z wykorzystaniem tzw. pulpitu zdalnego. Metoda ta polega na tym, że pracownik A może tymczasowo przejąć kontrolę nad pulpitem w komputerze pracownika B. Metoda ta sprawdza się zwłaszcza w przypadku szkoleń, aczkolwiek dzięki niej można też edytować pliki.

Podsumowując, nowoczesne programy ERP oferują wiele różnych możliwości współdzielenia danych w czasie rzeczywistym. Dzięki nim istnieje możliwość zdalnego zaangażowania zespołu w określony projekt, ale też szansa na efektywniejsze przeprowadzenie szkolenia w małej grupie.

Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z firmy BPSC.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here